Sơ Đồ Tổ Chức daumochinhhang.vn

1) Cam kết minh bạch & vận hành chuyên nghiệp

Tại daumochinhhang.vn, chúng tôi coi tổ chức là nền tảng của chất lượng dịch vụ. Cơ cấu rõ ràng, trách nhiệm minh bạch giúp mọi yêu cầu—từ tư vấn chọn mỡ chịu nhiệt, mỡ thực phẩm NSF đến dầu thủy lực, dầu đặc biệt—được xử lý nhanh, đúng, đủ. Mục tiêu tối thượng: giao hàng đúng hẹn, thông tin kỹ thuật chính xác, hậu mãi tận tâm.

Nguyên tắc vận hành:

  • Khách hàng là trung tâm: mọi phòng ban tối ưu để rút ngắn thời gian phản hồi & giao hàng.
  • Rõ vai – rõ việc: phân nhiệm theo chuyên môn, hạn chế chồng chéo.
  • Đo lường bằng số liệu: KPI theo SLA tư vấn, báo giá, chuẩn bị hàng, giao hàng, và phản hồi sau bán.
  • Liên tục cải tiến: định kỳ rà soát quy trình, cập nhật tiêu chuẩn dầu mỡ công nghiệp và yêu cầu pháp lý.

2) Cấu trúc tổng quan (mô tả dạng cây)

Ban Giám Đốc (BGĐ)
├─ Phòng Kinh Doanh (Sales)
├─ Phòng Kỹ Thuật Ứng Dụng (Technical)
├─ Phòng Mua Hàng (Procurement)
├─ Kho & Logistics (W/H & 3PL)
├─ QA/QC & Tuân thủ (Quality/Compliance)
├─ Kế Toán – Tài Chính (Finance/Accounting)
├─ Chăm sóc Khách hàng (CS/CX)
├─ Thương mại điện tử & Marketing (E-commerce/Marketing)
└─ CNTT & Hệ thống (IT/ERP)

Mỗi bộ phận có mục tiêu, KPI, và SLA riêng; phối hợp theo cơ chế RACI (Responsible – Accountable – Consulted – Informed).

3) Vai trò & trách nhiệm chi tiết

3.1 Ban Giám Đốc (BGĐ)

  • Định hướng chiến lược ngành dầu mỡ công nghiệp, chuẩn hóa danh mục theo nhu cầu thị trường (mỡ chịu nhiệt, mỡ tốc độ cao, mỡ thực phẩm NSF, dầu thủy lực, dầu máy nén…).
  • Phê duyệt chính sách giá, ưu đãi, tiêu chuẩn dịch vụ, quản trị rủi ro chuỗi cung ứng.
  • Bảo trợ hệ thống ERP/BI để ra quyết định dựa trên dữ liệu.

3.2 Phòng Kinh Doanh (Sales)

  • Tiếp nhận yêu cầu, báo giá trong ngày, tư vấn lựa chọn sản phẩm theo ứng dụng, tải trọng, tốc độ, nhiệt độ, môi trường.
  • Quản lý pipeline, hợp đồng, dự án, đấu thầu; phối hợp kỹ thuật để thử nghiệm mẫu.
  • KPI: tỷ lệ phản hồi < 2 giờ làm việc; tỷ lệ chuyển đổi; doanh thu; hài lòng khách hàng.

3.3 Phòng Kỹ Thuật Ứng Dụng (Technical)

  • Đưa ra khuyến nghị kỹ thuật: chọn gốc dầu, độ đặc NLGI, phụ gia, chứng nhận NSF/H1, tương thích phớt/bạc đạn.
  • Soạn HDSD, TDS/SDS bản địa hóa; hướng dẫn quy trình bôi trơn, lịch bảo dưỡng; đào tạo tại chỗ/online.
  • KPI: độ chính xác tư vấn, tỷ lệ sự cố sau bán, thời gian giải quyết case kỹ thuật.

3.4 Phòng Mua Hàng (Procurement)

  • Quản lý nhà cung cấp, đàm phán giá, theo dõi lead time, chứng từ CO/CQ, kiểm soát rủi ro đứt nguồn.
  • Lập kế hoạch tồn kho an toàn (Safety Stock) theo dự báo bán hàng; ưu tiên mã quay vòng nhanh.
  • KPI: tỷ lệ đúng hạn từ NCC, chênh lệch giá mua, vòng quay tồn kho, tuân thủ hồ sơ.

3.5 Kho & Logistics (W/H & 3PL)

  • Nhập – xuất – tồn (FIFO/FEFO), dán nhãn lô, quản lý hạn sử dụng; đóng gói an toàn theo chuẩn hàng dầu mỡ.
  • Liên kết 3PL tối ưu tuyến giao; hỗ trợ giao hỏa tốc theo yêu cầu.
  • KPI: độ chính xác tồn kho > 99%, tỷ lệ giao đúng hẹn, tỷ lệ hư hỏng/vỡ.

3.6 QA/QC & Tuân thủ (Quality/Compliance)

  • Kiểm tra chất lượng lô hàng theo CO/CQ, niêm phong; soát SDS theo quy định an toàn hóa chất; kiểm tra nhãn theo nghị định hiện hành.
  • Rà soát khiếu nại chất lượng, CAPA (khắc phục – phòng ngừa).
  • KPI: số lỗi chất lượng/triệu đơn, thời gian đóng khiếu nại, mức độ tuân thủ.

3.7 Kế Toán – Tài Chính (Finance/Accounting)

  • Quản lý điều khoản thanh toán, xuất hóa đơn VAT đúng hạn; theo dõi công nợ; tư vấn chương trình tín dụng thương mại.
  • Phân tích chi phí – lợi nhuận theo danh mục, khách hàng, khu vực.
  • KPI: DSO, tỷ lệ sai sót hóa đơn, hiệu quả chi phí vận hành.

3.8 Chăm sóc Khách hàng (CS/CX)

  • Tiếp nhận & xử lý yêu cầu đổi trả, bảo hành; khảo sát NPS/CSAT; thiết lập SLA phản hồi đa kênh (điện thoại, email, web).
  • Lưu trữ lịch sử tương tác để cá nhân hóa dịch vụ.
  • KPI: CSAT > 4.6/5, thời gian phản hồi đầu tiên (FRT), tốc độ giải quyết (TTR).

3.9 Thương mại điện tử & Marketing (E-commerce/Marketing)

  • Quản trị website, nội dung sản phẩm, SEO, chiến dịch digital; cập nhật khuyến mãi & tài liệu kỹ thuật.
  • Đồng bộ dữ liệu tồn – giá – vận chuyển trên kênh online; chạy thử nghiệm A/B tối ưu chuyển đổi.
  • KPI: traffic tự nhiên, CR, chi phí/đơn hiệu quả.

3.10 CNTT & Hệ thống (IT/ERP)

  • Vận hành ERP/CRM/WMS, bảo mật hệ thống; tự động hóa quy trình báo giá, đặt hàng, duyệt đơn, theo dõi giao nhận.
  • Tích hợp BI dashboard theo thời gian thực cho BGĐ & trưởng bộ phận.
  • KPI: uptime hệ thống, thời gian xử lý sự cố, mức độ tự động hóa.

4) Cơ chế phối hợp (RACI) & luồng xử lý đơn hàng

Ví dụ quy trình đơn hàng chuẩn:

  1. Tiếp nhận yêu cầu (Sales/CS) → ghi nhận ứng dụng, điều kiện vận hành, tiêu chí chứng nhận (NSF/H1…).
  2. Tư vấn kỹ thuật (Technical) → đề xuất sản phẩm/phương án bôi trơn; cung cấp TDS/SDS.
  3. Báo giá & cam kết thời gian (Sales) → dẫn chiếu tồn kho/lead time (Procurement, W/H).
  4. Xác nhận & xuất kho (W/H) → kiểm tra QA/QC; đóng gói, in nhãn; lập vận đơn.
  5. Giao hàng & đối soát (Logistics/Finance) → xuất VAT; cập nhật trạng thái.
  6. Chăm sóc sau bán (CS/Technical) → hướng dẫn sử dụng, tiếp nhận phản hồi; xử lý phát sinh.

Phân vai RACI (rút gọn):

  • Responsible: Bộ phận trực tiếp thực hiện (Sales/Technical/W-H).
  • Accountable: Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm cuối cùng.
  • Consulted: Bên tham vấn (QA/QC, Finance).
  • Informed: Bên cần được thông báo (BGĐ, Marketing).

5) Quản trị rủi ro & cải tiến liên tục

  • Rủi ro chuỗi cung ứng: thiết lập nguồn thay thế, tồn kho an toàn, theo dõi cảnh báo lead time theo mã hàng.
  • Rủi ro kỹ thuật: checklist thẩm định ứng dụng, khuyến nghị mỡ/dầu theo điều kiện nhiệt – tải – tốc độ – môi trường; thử nghiệm trước khi chuẩn hóa.
  • Rủi ro tuân thủ: cập nhật SDS, nhãn hóa chất, CO/CQ; đào tạo an toàn định kỳ.
  • Cải tiến: họp liên phòng ban theo tháng; dashboard KPI công khai nội bộ; tiếp nhận ý kiến khách hàng làm đầu vào cải tiến.

6) Lợi ích khách hàng khi hệ thống vận hành đồng bộ

  • Tư vấn đúng ngay từ đầu → giảm rủi ro dừng máy, kéo dài tuổi thọ thiết bị.
  • Báo giá & giao hàng nhanh → tối ưu kế hoạch bảo trì, sản xuất.
  • Hồ sơ đầy đủ (CO/CQ, TDS/SDS, hóa đơn VAT) → đáp ứng tiêu chuẩn audit.
  • Hậu mãi có trách nhiệm → theo dõi hiệu quả bôi trơn, khuyến nghị tối ưu chi phí vòng đời.

7) Liên hệ & phản hồi

Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và cải tiến tổ chức để phục vụ bạn tốt hơn.

  • Hotline: 0937 664 495 – 0966 068 726
  • Email: [email protected]
  • Địa chỉ: Số 4E Thất Khê, Minh Khai, Hồng Bàng, Hải Phòng

daumochinhhang.vn – Tổ chức chuyên nghiệp, dịch vụ minh bạch, đồng hành dài hạn cùng doanh nghiệp của bạn.